Prima di fare una valutazione approfondita del vostro evento
e di stendere un bilancio, passate in rassegna con una
rapida perlustrazione il luogo dell’evento
e se avete previsto delle comunicazioni post-evento
è il momento di inviarle.
In dettaglio, ecco che cosa fare:
- Check-in degli spazi teatro dell’evento. Guardatevi in giro per assicurarvi che nulla di importante sia stato lasciato indietro o dimenticato
Report:
- raccogliete tutte le ricevute e la documentazione utilizzata
- riordinate i dati di registrazione relativi ai partecipanti
Inviate un’email di ringraziamento a:
- partners e sponsor
- volontari
- relatori/presentatori/testimonial
- donatori
Nelle vostre note di ringraziamento, assicuratevi di ricordare ai destinatari il successo del vostro evento e il modo in cui loro hanno contribuito. Dedicategli attenzione e fateli sentire importanti: questo è un investimento per il vostro futuro, è una strategia di fidelizzazione.
Ecco come fare:
Comunicazione post evento:
- inviate un’email agli iscritti all’evento raccontando i momenti salienti dell’iniziativa e il materiale presentato
- create una notizia e/o un post che riassuma come è andato l’evento (potreste usarlo come promozione il prossimo anno)
- condividete i momenti più rilevanti dell’evento sui social media
- aggiornate la pagina del vostro sito web
Sondaggio post evento (nella prossima puntata, nda) su ciò che le persone hanno apprezzato e dove potrebbe esserci un margine di miglioramento
Contattate i partecipanti all’evento. Ringraziateli per la partecipazione e promuovete i vostri programmi in corso. Inoltre dite loro come possono supportarvi durante tutto l’anno: facendo volontariato o con una donazione di sostegno
Conducete un debriefing del vostro team per effettuare una valutazione approfondita dell’evento. Cosa è andato bene e cosa potreste fare di meglio la prossima volta?
Questa è una check list di controllo, usatela come punto di partenza per identificare o assegnare attività ai volontari o al personale.