Il tempo corre. Pianificata nei dettagli la checklist, la “macchina-evento” è ormai in moto. Quando mancano due mesi al giorno del vostro evento, è ora di mettere mano alla sua organizzazione vera e propria, coordinando e incastrando fra loro i numeri ingranaggi.
Ecco in sintesi che cosa occorre fare.
Collegamenti con relatori/presentatori/testimonial/ intrattenitori:
- finalizzate gli argomenti di presentazione/discorso
- ottenete informazioni biografiche e loro fotografie
- organizzate il loro viaggio e alloggio
- fate firmare loro dei contratti, se fosse il caso
- chiedete a relatori/presentatori/testimonial/ intrattenitori di iniziare a promuovere
- l’evento sui loro social, sul loro sito, nella rete di loro contatti
Gestione:
- configurate e abilitate una registrazione online all’evento per parteciparvi
- finalizzate il contributo degli sponsor
Pianificazione sede e logistica:
- determinate e organizzate tutti i dettagli relativi a: somministrazione di cibo e bevande, apparecchiature audio-video, configurazione della registrazione, segnaletica
- rivedete le esigenze di sicurezza in base agli spazi a disposizione
- verificate che ci siano tutte le licenze di agibilità
- controllate che gli impianti (per esempio, elettrico) siano a norma e certificati da un tecnico abilitato
- valutate i requisiti di accessibilità (per esempio, assenza di barriere architettoniche e servizi igienici per tutti i sessi)
Domande, autorizzazioni e segnalazioni dipendono dalla tipologia di evento:
al Comune:
- concessione temporanea per occupazione del suolo pubblico
- licenza temporanea di pubblico spettacolo
- dichiarazione degli impianti elettrici e dei mezzi antincendio
- autorizzazione temporanea in deroga impatto acustico
- licenza o SCIA di vendita/somministrazione alimenti e bevande
alla Polizia locale:
- per le misure di sicurezza
inoltre:
- coperture assicurative
- permessi SIAE
- sicurezza: piano di valutazione del rischio per i volontari e applicazione di tutte le normative anti-Covid 19
Piano di comunicazione:
- scrivete il programma dell’evento: presentazioni dei relatori, ringraziamenti, discorso di chiusura
- scrivete articoli per il web, social, spot radio, articoli da inviare ad altre pubblicazioni e/o per annunci
- richiedete i loghi ai partner e agli sponsor dell’evento per i materiali online e da stampa
- create inviti, programmi, locandine, save the date
- fate un elenco dei media e prepara il comunicato stampa, e tutti i materiali del kit multimediale (per esempio, informazioni sui relatori, fotografie)
- create la pagina dell’evento sul vostro sito e sui vostri profili social
- create un video promozionale e pubblicatelo su YouTube e sui vostri profili social
- registrate il vostro evento su pagine web che contengono calendari di eventi
- create un calendario editoriale per programmare tutte le comunicazioni