La checklist va stilata almeno tre-quattro mesi prima dell’evento.
Perché la regola “regina” è una sola: prima pianifichi, meglio è.
Con tanto di corollario: più la vostra pianificazione è dettagliata e la vostra checklist è precisa, meglio è.

Ecco in sintesi che cosa occorre fare:

Stabilite gli obiettivi del vostro evento. Volete farvi conoscere, volete reclutare volontari, volete raccogliere fondi, volete sensibilizzare su un progetto o su tematiche sociali? Quanti partecipanti sperate di radunare con il vostro evento? In questa fase di pianificazione porsi tante domande e cercare una risposta per ciascuna di esse è cruciale, perché spianerà la strada verso un’organizzazione e gestione dell’evento più facile.

Selezionate la data. Assicuratevi che l’evento non sia in conflitto con altri che si svolgono nella vostra zona o con festività in calendario.

Identificate il luogo più adatto. Di quanto spazio abbiamo bisogno? Abbiamo bisogno di fare delle proiezioni? Servono attrezzature per i microfoni? Se è uno spazio aperto, ci sono i servizi igienici? È indispensabile stilare una mappa dei requisiti di cui avete bisogno prima di scegliere il luogo.

Sviluppate un piano generale dell’evento. Concentrarsi su ogni dettaglio vi aiuterà a non perdervi nulla di importante.

Chiedete i preventivi. Alcuni costi che dovete considerare sono: cibo e bevande, attrezzature tecniche, rimborsi spese o gettoni di presenza per i relatori, assicurazione, affitto dello spazio.

Fissate un budget. Sulla base delle vostre risorse economiche a disposizione sarete in grado di determinare quanto costerà il vostro evento.

Organizzate lo staff. Definite chi fa cosa e in che tempi.

Promuovete l’evento. Create un sito web o una pagina sul vostro sito web, oppure una pagina su un vostro canale social, per raccontare e promuovere l’evento. Sviluppate una linea grafica ad hoc e create uno slogan.

Create un piano di comunicazione. Ciò include varie mansioni. Per esempio: relazioni con i media, coordinamento di eventuali relatori, progettazione del materiale grafico per online e offline, post per i social media. Oppure, qualora non riusciste a far tutto da soli, rivolgetevi a un professionista o a una società esterna.

Identificate e confermate relatori/presentatori/animatori. Di chi avrete bisogno per lo svolgimento del vostro evento? Chi contatta relatori, presentatori, animatori? Chi tiene i rapporti con loro? Chi risponde ai loro bisogni.